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aidi 2020-09-27 09:56 案例二类
一眨眼,立秋已有几天了,但春天仿佛并没有经过我的窗台。诗情画意的古人常说:“莫负春光,莫负春光。”因为这场不期而至的疫情,春光,负了我们。无论是在疫情当中,提醒我们春天已经不远;还是在疫情结束时,欢庆我们取得胜利,还是在未来,时时刻刻提醒我们这段难忘的时光。

现在很难在会议中让与会者集中注意力,尤其当大家不在同一个会议室时可能会更难。当你争论了九分钟后,停下来等待一个预期的反应,然后得到的回应是:“我没听清你刚才你说了啥”,这可能相当于:“我正在给猫洗澡,并没意识到我会被点名。”
          

让我们面对现实吧,大多数会议总是失败的,因为与会者的责任通常很少,甚至没有。当我们在同一个会议室里开会,我们经常用胁迫的眼神交流来补偿。与会者觉得有义务假装感兴趣(即使他们盯着看手机)。当你不能用眼神胁迫来要求别人引起注意时,你必须学会我们早就应该掌握的事情:创造自愿参与。换言之,你必须为与会者创造结构化的机会,让他们充分参与进来。
 
召开会议有四大理由:影响他人、做决定、解决问题或加强关系。由于所有这些都是主动的过程,会议中的被动参与者很少有质量地参与。有效会议的先决条件是:自愿参与。
 
过去几年,我们一直在研究线上培训课程,想了解为什么大多数线上会议会让大家陷入麻木。在过程中,我们发现并测试了五条规则,这些规则可以带来可预测更好的会议结果。在我们所做的研究中,我们将200名面对面开会与会者的体验与200名线上开会与会者的体验进行比较,我们发现当运用了这些规则后,86%的参与者的参与度与面对面会议一样高,甚至更高。我们已经对15,000多名与会者运用了这些规则。
 
方法如下:
 
让我们以一位中层经理劳尔为例,他将主持一场15分钟的线上会议,对16位来自北美和南美的同僚讲话。他的目标是说服他们从各自的区域客户组合中发现一些全球销售机会,然后相互进行合作。为了避免被动,让大家参与,他计划使用18张幻灯片。以下是劳尔应该遵守的规则。
 
1. 60秒规则
 
 首先,在大家感受到问题之前,不要让大家参与解决问题。在头60秒内做点什么来帮助他们体会。你可能会分享一些震惊或刺激的统计数据、趣闻轶事或类似事件,这些会使问题产生戏剧化的效果。例如,劳尔可以分享一份统计数据,显示一个竞争对手的全球平均交易规模,这会引发大家感到自愧不如。
 
他可以分享一则轶事,一位受挫的客户因为我们未能提供全球定价和协助而停止购买。或者,为了调动情绪,你可以拿鲸鱼来做个比喻,当它们一起把磷虾群圈在中间,然后轮流大吃特吃时,它们的进攻效率会大大提高。不管你使用什么策略,你的目标是让大家先理解问题或(机会),再试图解决它。
 
2.责任规则
 
 当人们进入某个社会环境时,他们都会心照不宣地确定自己的角色。例如,当你进入电影院时,你会不自觉地将自己的角色定义为观察者——你在那里是被娱乐的。当你进入健身房,你是一个演员——你在那里是去锻炼的。在线上会议中对专注最大的威胁是让与会者无意识地扮演观察者的角色。许多人在收到会议邀请时已经如此欣然地定义了自己的角色。为了避免这个暗示的定义,可以在演讲刚开始让大家体验到共担责任。不要说“好吧,我希望这是一次双向对话,而不是一次单项的演示。”“我需要你们所有人都投入进来。”这难有成效。相反,为他们创造一个机会来承担有意义的责任。最好用到下一条规则。
 
3.无处藏身规则
研究表明,一个人在地铁上发作心脏病得到救助的可能性比在火车上(人多时)要小得多。社会心理学家把这种现象称为责任分散。如果每个人都有责任,那么就没有人觉得有责任。如果要在你的会议上避免这样,就要给大家一些可以积极参与的任务,他们就没办法在会议中隐身。设定一个可以快速解决的问题,将大家分为两人或三人组(最多)。让他们可以相互沟通(通过视频会议、聊天群组、短信平台、短音频)。如果你的线上会议平台上有分组讨论的功能,那么就要充分利用这个功能来引发讨论。给大家一个非常有限的时间来完成一个高度结构化并简短的任务。例如,在宣传三分钟后,劳尔可以说:“下一张幻灯片将显示谁是你的搭档。请花两分钟,在分组讨论中找出一个面对大客户的憾事:假设我们通过过去12个月更好的合作,一个你认为有可能获得更大交易的客户。”接下来,他可以要求每个人在对话框里输入答案,或者,指定几位与会者分享他们的例子。
 
4. MVP规则
 
没有什么比用一页接一页布满无尽重点的幻灯片来狂轰滥炸参会者更糟糕的了。不管大家有多聪明或复杂,如果你的目标是专注会议,你必须把事实和故事结合起来。我们鼓励大家确认他们需要的“最少可行幻灯片”(Minimum Viable PowerPoint-MVP)。换言之,选择用最少量的数据,让大家获知并参与。不要再添加一张幻灯片了。这个规则的另一个好处是,它迫使你与参会者去沟通。如果你有太多的幻灯片,你会觉得被“要看完它们”强制住了。如果劳尔有18分钟的时间完成他的工作,15张幻灯片就太多了。他应该能够用一张或两张幻灯片来说明他的观点,然后用任何额外的幻灯片依照上述规则1-3完成任务。
 
5.分钟规则
最多不要超过5分钟间隔,就给与会者提出下一个待解决的问题。与会者分散在各自的空间里,周围充斥着各种诱人的干扰。如果你不持续期望大家有意义地参与,他们会退回到难以抗拒的观察者的角色,你得努力把他们拉回来。在15分钟的讲话中,劳尔应该发起2-3个简短、明确和有意义的参与机会。比如,他可以展示小组生成的选项列表,然后抛出一个投票或选举机会,征询团队的意见从哪里开始行动。
 
事实上,无论你主持什么样的会议,这些规则应该已经成为第二天性了。但如今,当与会者不在视线内或心不在焉,我行我素时风险就更大了。遵循这五条规则将立竿见影地改变任何线上会议的效果。

 

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